In diesem Beitrag erkläre ich dir warum die richtige Organisation von Reisedokumenten wichtig ist und zeige dir in einfachen Schritten einfache meine Strategie zum Nachmachen. Der erstmalige Aufwand ist etwas größer. Lass dich davon aber nicht abschrecken, denn anschließend musst du nur noch wenige Minuten vor jeder Reise dafür aufwenden. Versprochen!
Warum ist die Organisation von Reisedokumenten wichtig?
Du fragst dich vielleicht, warum man seine Reisedokumente überhaupt organisieren sollte. Reicht es nicht einfach, wenn man sie gesammelt in einer Dokumentenmappe dabei hat? Vermutlich ja. Aber was, wenn dein Pass gestohlen wird? Oder deine Kreditkarten? Eventuell hast du dein Smartphone irgendwo liegen lassen? All diese Dinge passieren auf Reisen bzw. im Urlaub leider hin und wieder. Und für diesen Fall bist du mit meinem Leitfaden „Organisation von Reisedokumenten“ nun bestens gerüstet!
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Organisation von Reisedokumenten – so klappt es:
Setz dich einmal in einer ruhigen Stunde hin und arbeite meine Liste Schritt für Schritt ab. Für diese Aufgabe solltest du dir wirklich Zeit nehmen und ungestört arbeiten können.
1. Wichtige Dokumente identifizieren:
Dazu zählen: Reisepass, Visa, Impfbescheinigungen, Vollmachten, (internationaler) Führerschein, Personalausweis, Reiseversicherungsdokumente, Geburtsurkunden, Heiratsurkunde, etc. Im weiteren Sinne auch: Flugtickets und Hotelbuchungen.
Leg dir all diese Dokumente auf den Tisch; von all deinen Familienmitgliedern. Denke hierbei gegebenenfalls auch an deine Haustiere, falls sie mit dir reisen.
Falls du alleine mit deinen Kindern verreisen möchtest, gehören auch Vollmachten zu deinen wichtigen Dokumenten. Lies dir zu diesem Thema meinen Beitrag hier durch.
2. Digitale Kopien deiner Reisedokumente erstellen:
Von all den oben genannten Dokumenten habe ich Scans in meiner Cloud abgespeichert. Ich nutze dafür einen eigenen „Reiseordner“ der die allgemeinen Reisedokumente beinhaltet (wie die Reisepässe zB) und einen Unterordner, der die spezifischen Dinge wie Hotelbuchungen aufbewahrt. So bleibt es für weitere Reisen immer übersichtlich.
Falls du keinen Cloudzugang hast, empfehle ich dir, dir die Scans einfach per E-Mail selbst zu schicken. Leg dir einen Ordner im E-Mail-Programm an und halte die Dokumente so übersichtlich beisammen.
3. Apps und Online Tools für die Organisation von Reisedokumenten:
Zum Sammeln all unserer Buchungen verwende ich die App „TripIt“. Diese App bietet den großen Vorteil, dass sie Reisebuchungen automatisch aus meinem E-Mail-Ordner rausselektiert und zum jeweiligen Reiseplan hinzufügt. Hierfür muss ich tatsächlich nichts weiter tun, alles erfolgt vollautomatisiert.
Bei unserem letzten Roadtrip waren in der App zum Beispiel automatisch all unsere Flug- und Hotelbuchungen abgespeichert, sowie auch diverse Ausflugstouren. Für Reisen mit vielen unterschiedlichen Buchungsanbietern sehr praktisch, da man nicht erst suchen muss, ob man das nächste Hotel bei Expedia oder Booking gebucht hat.
Alternativ kann man das natürlich aber auch in jeder Cloud machen.
4. Physische Kopien um Reisedokumente abzusichern:
Zusätzlich zu den digitalen Kopien habe ich von den wichtigen Dokumenten auch physische Kopien im Gepäck mit. Diese befinden sich alle in einem dünnen Folder und dieser bleibt auch nach der Reise gleich im Koffer. Einfach von Zeit zu Zeit kontrollieren, ob die Kopien auch noch die aktuellsten sind und gegebenenfalls austauschen.
5. Reisedokumente in die Packliste integrieren:
Damit wir keine wichtigen Dokumente vergessen, habe ich diese auch in unsere jeweiligen Packlisten integriert. Somit stelle ich sicher, dass wir auch wirklich immer alles dabei haben, was wir für die Reise brauchen.
6. Notfallkontakte
Des weiteren habe ich eine Liste mit Notfallkontakten. Diese umfasst zum Beispiel die Telefonnummern der Botschaft und der lokalen Notrufe. Auch die Nummer meiner Bank, des Kreditkartenunternehmens und unseren Mobilfunkbetreiber für den Fall von Verlust oder Diebstahl. Denn wenn du wirklich einmal einen Notfall erlebst oder zum Beispiel dein Smartphone gestohlen wird, möchtest du nicht erst online irgendwo einmal nach diesen Notfallkontakten auf Google suchen müssen. Die Notfallkontakte habe ich einmal digital und einmal in Papierform dabei.
7. Organisation von Reisedokumenten im Gepäck:
Die wichtigsten Dokumente habe ich im Handgepäck verstaut. Aus Sicherheitsgründen aber immer getrennt vom Bargeld. Es gibt übrigens wasser- und feuerfeste Dokumentenmappen wie diese hier, die sich auch gleich optimal zum Verstauen der Reisedokumente eignen. Sollte dir das zu sperrig sein, kann ich dir auch diesen Reisepass Organizer für Familien empfehlen.
8. Jährliche Kontrolle:
Einmal im Jahr kontrolliere ich all unsere Dokumente auf Gültigkeit. Muss ein Reisepass erneuert werden, lade ich die Kopie davon sofort wieder in die Cloud hoch. So stelle ich sicher, dass alle Daten immer aktuell bleiben.
Mein Tipp: Du kannst dir auch im Dateinamen des jeweiligen Scans das Gültigkeitsende reinschreiben. So siehst du auf einen Blick, welche Dokumente erneuert werden müssen.
Meine persönliche Empfehlung zur schnellen Organisation:
Für die Clouderfassung nutze ich die kostenlose App Microsoft Lens, die meine Daten direkt in pdf-Form wandelt und diese speichere ich dann anschließend in meiner OneDrive Cloud ab.
